Banco, Zelle y dinero por canal

Antes de empezar

• Administrador de la tienda o dueño para configurar y registrar; moderador sólo consulta. Aplica la migración de Tesorería al actualizar desde una versión anterior. Necesitas el saldo real y el momento de su conteo en la hora operativa de IMS; el corte debe ser anterior a ahora.

Paso a paso

1. En la barra lateral, abre Operación → Dinero por canal, debajo de Finanzas. Arriba están Cuentas, Pagos digitales, Ajustes y traslados y Conciliaciones; después las tarjetas y la tabla de la sección. Caja conserva sus pestañas por moneda y Finanzas sus informes. Las tarjetas separan efectivo total por moneda, banco y Zelle. El efectivo total incluye las cajas abiertas y la reserva. Abrir o cerrar Caja no crea ni retira dinero del negocio. Sin cuentas configuradas no se supone un saldo bancario.

2. En Cuentas → Nueva cuenta, indica nombre, canal, moneda, saldo real y fecha y hora del conteo. Para Efectivo total introduce TODO el efectivo de esa moneda, incluyendo las cajas; sólo puede existir uno por moneda. Un saldo bancario desconocido se deja sin configurar, nunca se supone cero. Marca Predeterminada si debe recibir los pagos nuevos de ese canal y moneda. No introduzcas contraseñas ni datos de acceso bancario.

3. Los cobros digitales nuevos de ventas y los pagos de gastos, salarios, Fiscal y devoluciones se vinculan a su cuenta predeterminada. En el cobro de Ventas puedes elegir otra cuenta compatible. En Compras elige primero la Cuenta de pago: efectivo USD/CUP o una cuenta bancaria propia. La elección fija la moneda y el origen; en una cuenta digital USD puedes distinguir su medio habitual de una tarjeta de esa cuenta. No se supone que cualquier tarjeta pertenece a Zelle. El historial del pago muestra la cuenta bancaria vinculada o su Caja física.

4. En Pagos digitales, revisa las operaciones sin cuenta y usa Asignar con un motivo. También puedes corregir una asignación. Puedes identificar la cuenta de un pago anterior al corte cuando tengas evidencia: se muestra como Incluido en saldo inicial y no vuelve a sumarse ni restarse. No asignes historia a ciegas. Las compras reconstruidas como ajuste histórico conservan ese método y sólo aparecen aquí cuando su cuenta de origen está confirmada; deben ser anteriores al corte de esa cuenta.

5. Una cuenta bancaria USD puede recibir o pagar transferencias USD y Zelle. La cuenta identifica dónde está el dinero; el método original del pago se conserva. Elegir una cuenta Banco USD/Zelle para una transferencia antigua no convierte esa transferencia en un pago Zelle. La asignación exige siempre la misma moneda y tienda.

6. Para una operación externa que no corresponda a un pago ya registrado, abre Movimiento y registra la entrada o salida real con su motivo. Si ya pagaste un gasto o proveedor en su módulo, no vuelvas a registrarlo como ajuste.

7. Si depositas efectivo en el banco, elige Traslado con Caja y Entrada a la cuenta. Para retirar del banco hacia el efectivo, elige Salida de la cuenta. Puedes elegir la Caja abierta o la reserva del Efectivo total de la misma moneda; la reserva funciona aunque las cajas estén cerradas. Un depósito desde reserva no puede consumir el dinero esperado en cajas abiertas. Se guardan ambos lados juntos y sin conversión.

8. Para entregar fondo de reserva a la caja diaria, abre Movimiento en Efectivo total, elige Traslado con Caja y Entregar reserva a Caja. Para guardar lo recaudado, elige Retirar de Caja a reserva. Cambia la distribución, conservando el efectivo total.

9. Ejemplo de recorrido: deposita 100 USD de reserva en una cuenta USD; el efectivo baja 100 y el banco sube 100, sin ingreso nuevo. Después registra una compra de 60 USD desde esa cuenta: el banco baja 60 y quedan 40 de esos fondos; no registres otra salida manual. Si pagas desde Efectivo, la salida se guarda en la Caja abierta de esa moneda y se descuenta una sola vez del efectivo total. Recibir la mercancía sólo cambia inventario.

10. En Conciliar, introduce el saldo observado y una nota. IMS conserva el esperado, el observado y la diferencia; no cambia el saldo por conciliar. Corrige diferencias reales con un movimiento justificado después de revisarlas.

11. En Finanzas → Flujo de caja, consulta entradas, salidas y neto por canal y moneda del período. El flujo neto del período es distinto del saldo esperado de una cuenta.

Ten en cuenta

• La moneda, el saldo inicial y el corte de una cuenta quedan fijos; puedes cambiar el nombre, estado y predeterminada de cuentas digitales. El efectivo total mantiene su seguimiento y no se desactiva. Inactivar conserva su historia y saldo, y deja de admitir operaciones nuevas.
• Anular una venta digital conserva la cuenta del cobro original. Si está inactiva, revisa su estado antes de anular; no se cambia a otra cuenta en silencio.
• Registrar o conciliar no consulta ni ordena operaciones al banco o Zelle. Los pagos sin cuenta no se incluyen en un saldo. Las salvas nuevas incluyen cuentas, asignaciones, movimientos y conciliaciones; actualiza ambas instalaciones antes de trasladarlas.

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